春は新入社員がはいってくる季節ですよね。新入社員から挨拶のメールが届くこともあるでしょう。
しかし、上司として新入社員からのメールにはどのように返したら良いかよくわからない、困ってしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、新入社員からの挨拶メールの返信にお悩みの方へ、返信の文例とビジネスマナーの返信マナーについてご紹介します。
新入社員へ挨拶メールの返信の文例ご紹介
まずは、気になる新入社員の挨拶メールへの返信例をいくつか見ていきましょう。
こちらが一番シンプルな返信です。
簡単な自己紹介とともに挨拶メールをもらったことへのお礼をします。
新入社員はメールも緊張して送ってきていると思うので、気を遣わせないためにもこれくらいの返信でも充分かと思います。
こちらは先ほどの文章に加えて、先輩として頼れるような気遣いをしています。
いつでも声をかけていいからね、という優しさをメールで伝えるというのは良いことだと思います。
新入社員の緊張もほぐれるのではないでしょうか。
このような、いかにも定型文というのではなくて自分らしい軽い気遣いを一言付け加えると、印象も上がります。
新入社員はきっと頼りになる先輩で良かったなと思うはずです。
ビジネスメールの返信マナーもチェックしておこう
次に、ビジネスマナーの返信にはいくつかのマナーがあるのですが、意外と知らないこともあるのではないでしょうか。
きちんと守れているか確認しながら見ていきましょう。
返信メールの件名
ビジネスメールの返信をするときに「Re:」という文字を消してしまっていることはありませんか？
メール返信をする際に、件名に「Re:」の文字が出てきますが、この文字は「そのメールへの返事」を示すものです。
相手のメールに返信するので件名に「Re:」を、そのまま文字を残して送り返します。
「Re:」の文字が何度も続いても、間違って消してしまわないように気をつけてください。
たとえば件名が相手の会社名や氏名になっていたとしても、普通は残しておくものだと覚えておきましょう。
返信のタイミング
ビジネスメールが一度にたくさん来るととりあえず違うことを片付けてから１つずつ確認しよう、という方も多いかと思います。
ビジネスメールの返信における理想としては、即レスすることです。
メールをチェックするための時間を作ったほうがよいという意見もあるかも知れませんが、メールの場合、意思決定は速い方がよいのです。
メールが来たと同時に確認してすぐに返信をしている、という人は、相手からも仕事が速いと信頼されると思います。
送った方は意外と遅いなと思ってしまうものです。
仕事が詰まっていて時間がないというときでも、確認をしましたという意志は伝えるようにするのがおすすめです。
丁寧にメールの返信が出来なくても、「かしこまりました」という1文をすぐに返すことで相手は伝わっていると安心するでしょう。
急ぎの案件であればますます、早く理解したと言うことを相手に伝える必要があります。
できればこのような１文はすぐに、詳しい返信についても、1営業日以内にするのがマナーです。
まとめ
今回は、新入社員からの挨拶メールの返信にお悩みの方へ、返信の文例とビジネスマナーの返信マナーについてご紹介しました。
新入社員とは言っても、ビジネスの場ですのでメールの返信内容は親しくなりすぎないように気をつけましょう。
これらを参考にして、マナーを守った素敵な上司になってくださいね。